Marcelo Carneiro da Fontoura

A Coordenação de Arquivo retomará discussões em 25 de dezembro sobre um modelo prático apresentado em outubro de 2023. Reuniões foram feitas para detalhar a gestão arquivística e a importância de instituições terem um quadro de arranjo. O objetivo é compartilhar experiências que promovam o progresso na área e valorizar o trabalho dos arquivistas na crescente acumulação de documentos.

A Coordenação de Arquivo informou sobre a exportação e registro de processos, destacando a criação de uma série permanente de guias de recolhimento. Agradeceu a presença de todos e mencionou a importância de filtros por ano e a eliminação de documentos binários para otimizar espaço. Também anunciou um evento sobre conservação de documentos digitais e físicos, ressaltando a necessidade de laboratórios e profissionais especializados para a preservação antes da digitalização.

A Coordenação de Arquivo implementou uma estrutura que permite o acesso a documentos por grupos específicos dentro da câmara. Os testes foram realizados com sucesso, e o sistema funciona bem, garantindo que apenas setores autorizados acessem os arquivos intermediários.

A Coordenação de Arquivo ressaltou a importância da preservação e acesso a documentos, utilizando o sistema Atom. Garantiu a contabilidade e acessibilidade dos documentos, seguindo princípios arquivísticos. Melhorias nas imagens podem ser solicitadas, e os arquivos originais são armazenados com segurança em múltiplos locais. A integridade dos documentos é assegurada com documentação e auditoria do processo de custódia.

A Coordenação de Arquivo discutiu sobre a eliminação de documentos e a geração de precípios a partir do E.Doc, destacando a importância do nuxel para armazenar binários e metadados. Após o depósito digital, os produtores serão informados e poderão eliminar os binários, mantendo os metadados. A gestão de documentos originais também é negociada com os produtores, que têm garantias de acesso a cópias preservadas. Além disso, existem três novidades a serem apresentadas.

A Coordenação de Arquivo discutiu a importância de registrar o nome completo do IPE, incluindo identificadores. O processo de depósito no SGAD foi mencionado, assim como a exportação de documentos do CIGAD, que mantêm o histórico completo. O arquivo permanente gerará guias de recolhimento, e os documentos existirão localmente e nas respectivas séries.

A gestão arquivista é essencial e sempre existiu, independentemente do formato. O Sigade documenta a custódia dos documentos, permitindo a comprovação da integridade da cadeia de custódia. É importante registrar cada passo para validar a custódia. Respeita-se visões diferentes, mas a garantia da custódia em cada momento deve ser documentada. Obrigado.

A Coordenação de Arquivo enfatiza a importância da implementação dos princípios arquivísticos para garantir a usabilidade e recuperação de informações, independentemente dos sistemas utilizados.

O discurso aborda a integração da inteligência artificial com a arquivologia, destacando a importância de processos técnicos e a manutenção da custódia dos documentos, tanto físicos quanto digitais. Enfatiza a necessidade de procedimentos de preparação, gestão e documentação dos arquivos, além do uso de ferramentas como o Atom e o arquivemática para garantir organização e integridade. O palestrante menciona a importância de descrever e codificar documentos corretamente para facilitar a preservação e a difusão, ressaltando o papel crucial da equipe na execução desses processos. O objetivo final é assegurar que todos os documentos sejam acessíveis e preservados adequadamente para o futuro.

A Coordenação de Arquivo propõe o uso de inteligência artificial aliada à inteligência natural para melhorar a eficiência na movimentação de arquivos. A IA será treinada para associar códigos a documentos específicos, evitando erros. O objetivo é automatizar tarefas, como renomear arquivos, que levariam muito mais tempo se feitas manualmente, mas sem descartar a supervisão humana na codificação.

A Coordenação de Arquivo enfatizou a necessidade de uniformização na organização de arquivos digitais, garantindo consistência na identificação e codificação dos documentos, o que facilita a gestão e elimina controles desnecessários. A prática foi aprimorada com revisão de procedimentos e ênfase na codificação.

A Coordenação de Arquivo organiza documentos setoriais com gestão de longo prazo, adotando estrutura padronizada para identificação. A contagem para destinação inicia após a tramitação e a equipe deve se relacionar com o Arquivo Central. Documentos físicos são organizados em caixas para transferência.

A gestão de arquivos requer customização por causa da diversidade de formatos. Padronização e soluções são essenciais para organizar arquivos, identificando características e temporalidades. Diagnósticos e planos de digitalização são necessários para preservação. A colaboração com responsáveis e acordos de gestão são fundamentais para eficácia na organização, buscando soluções para a gestão documental.