CÂMARA DOS DEPUTADOS - OUTROS EVENTOS

O Diretor da Coordenação de Arquivo iniciou a terceira reunião sobre preservação digital, elogiando o aumento de participantes e interações. Destacou a importância da gestão e preservação de documentos, a colaboração humana no processo e reconheceu o trabalho das equipes. Apresentou-se com o chefe da sessão de gestão de documentos digitais.

A Coordenação de Arquivo repassou reuniões passadas, discutiu a criação de documentação sobre procedimentos da câmara, identificando melhorias. Introduziu o ciclo de debates de 2024 com foco em preservação arquivística e ressaltou a importância da gestão documental e participação de especialistas. Abordou repositórios físicos e digitais, estabelecendo dois tipos de repositórios, com ênfase na preservação digital a longo prazo.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a importância da gestão de documentos, tanto físicos quanto digitais, desde a criação até a preservação. Mencionou problemas persistentes como falta de cadastramento, sistemas obsoletos e desorganização digital. Enfatizou a necessidade de intervenção humana na cadeia de custódia e a importância de documentar a passagem de documentos entre setores, ressaltando a urgência de melhorar a gestão documental.

A gestão de arquivos requer customização por causa da diversidade de formatos. Padronização e soluções são essenciais para organizar arquivos, identificando características e temporalidades. Diagnósticos e planos de digitalização são necessários para preservação. A colaboração com responsáveis e acordos de gestão são fundamentais para eficácia na organização, buscando soluções para a gestão documental.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a importância da gestão de documentos físicos e digitais, ressaltando desafios como sistemas obsoletos e a necessidade de organização e preservação dos arquivos digitais. Enfatizou a intervenção humana na custódia dos documentos e incentivou práticas críticas para garantir a integridade e organização dos arquivos.

A Coordenação de Arquivo organiza documentos setoriais com gestão de longo prazo, adotando estrutura padronizada para identificação. A contagem para destinação inicia após a tramitação e a equipe deve se relacionar com o Arquivo Central. Documentos físicos são organizados em caixas para transferência.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a importância da parceria com os produtores para organizar informações de forma adequada, reconhecendo os anseios de todos e a aplicação de técnicas que trarão vantagens no início do processo.

A Coordenação de Arquivo enfatizou a necessidade de uniformização na organização de arquivos digitais, garantindo consistência na identificação e codificação dos documentos, o que facilita a gestão e elimina controles desnecessários. A prática foi aprimorada com revisão de procedimentos e ênfase na codificação.

O Diretor da Coordenação de Arquivo ressaltou a importância da tecnologia na gestão documental, destacando a criação de uma lógica arquivística que facilita a localização e automação de processos. Ele enfatizou a relevância da codificação e titulação padronizada para a gestão do ciclo de vida dos documentos, além de mencionar a documentação meticulosa de todas as etapas e da cadeia de custódia dos documentos.

A Coordenação de Arquivo propõe o uso de inteligência artificial aliada à inteligência natural para melhorar a eficiência na movimentação de arquivos. A IA será treinada para associar códigos a documentos específicos, evitando erros. O objetivo é automatizar tarefas, como renomear arquivos, que levariam muito mais tempo se feitas manualmente, mas sem descartar a supervisão humana na codificação.

O Diretor da Coordenação de Arquivo enfatizou a importância da formalização na transferência de documentos, a necessidade de dupla conferência para integridade e aceitação, e a organização adequada dos pacotes. Destacou também a utilização de sistemas de controle para registro e documentação das etapas do processo.

O discurso aborda a integração da inteligência artificial com a arquivologia, destacando a importância de processos técnicos e a manutenção da custódia dos documentos, tanto físicos quanto digitais. Enfatiza a necessidade de procedimentos de preparação, gestão e documentação dos arquivos, além do uso de ferramentas como o Atom e o arquivemática para garantir organização e integridade. O palestrante menciona a importância de descrever e codificar documentos corretamente para facilitar a preservação e a difusão, ressaltando o papel crucial da equipe na execução desses processos. O objetivo final é assegurar que todos os documentos sejam acessíveis e preservados adequadamente para o futuro.

O Diretor da Coordenação de Arquivo mencionou a ausência de perguntas e encorajou intervenções dos participantes, ressaltando que o evento é um ciclo de debates e não um monólogo.

Participante discute a importância da retirada de pacotes no repositório, enfatizando a independência de sistema e a necessidade de considerar a durabilidade da documentação ao longo do tempo. Destaca que, mantendo os pacotes, haverá custos tecnológicos futuros para migrações de sistema. Valoriza a perspectiva a longo prazo na gestão de arquivo permanente e justifica a retirada de pacotes.

A Coordenação de Arquivo enfatiza a importância da implementação dos princípios arquivísticos para garantir a usabilidade e recuperação de informações, independentemente dos sistemas utilizados.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a importância do depósito adequado de arquivos físicos e digitais, mencionando a participação significativa de quase quatrocentos inscritos e mais de cento e sessenta instituições no evento, com presença nacional e internacional. Ele incentivou a dinâmica de perguntas, solicitando que os participantes se identificassem ao interagir.

A Arquivista discute a cadeia de custódia, mencionando sua origem teórica e a importância da autenticidade. Destaca a relevância da preservação e curadoria digital, enfatizando que cada etapa deve ser documentada. Ressalta a necessidade de planejamento e gestão eficiente, unindo arquivo e tecnologia. Enfatiza a importância da adaptação às novas abordagens que surgem na área.

A gestão arquivista é essencial e sempre existiu, independentemente do formato. O Sigade documenta a custódia dos documentos, permitindo a comprovação da integridade da cadeia de custódia. É importante registrar cada passo para validar a custódia. Respeita-se visões diferentes, mas a garantia da custódia em cada momento deve ser documentada. Obrigado.

Agradecimento aos presentes e compartilhamento de conhecimento. O arquivista questiona sobre a preservação do UAID do IP no CIGAD e o tratamento dos objetos digitais após o recolhimento e descarte no Sigard.

A Coordenação de Arquivo discutiu a importância de registrar o nome completo do IPE, incluindo identificadores. O processo de depósito no SGAD foi mencionado, assim como a exportação de documentos do CIGAD, que mantêm o histórico completo. O arquivo permanente gerará guias de recolhimento, e os documentos existirão localmente e nas respectivas séries.

Participante mencionou discussões sobre a eliminação de documentos no sistema de produção. Acredita que, com o tempo, o sistema deverá ficar menos sobrecarregado, preservando apenas o essencial. Destacou a importância de permitir que pesquisadores acessem informações históricas, ressaltando o uso de diferentes bases de dados. O objetivo é eliminar documentos antigos, mantendo referências no Atom, para que o sistema de produção se concentre em dados mais recentes e relevantes.

A Coordenação de Arquivo discutiu sobre a eliminação de documentos e a geração de precípios a partir do E.Doc, destacando a importância do nuxel para armazenar binários e metadados. Após o depósito digital, os produtores serão informados e poderão eliminar os binários, mantendo os metadados. A gestão de documentos originais também é negociada com os produtores, que têm garantias de acesso a cópias preservadas. Além disso, existem três novidades a serem apresentadas.

O Diretor da Coordenação de Arquivo abordou questões sobre a exclusão de dados e o responsável pela documentação, destacando a importância da gestão tanto de arquivos físicos quanto digitais. Ele explicou que a preservação digital deve seguir práticas semelhantes à gestão física, enfatizando que a preservação é parte de uma gestão contínua. O acesso aos arquivos preservados será discutido em mais detalhes.

A Coordenação de Arquivo ressaltou a importância da preservação e acesso a documentos, utilizando o sistema Atom. Garantiu a contabilidade e acessibilidade dos documentos, seguindo princípios arquivísticos. Melhorias nas imagens podem ser solicitadas, e os arquivos originais são armazenados com segurança em múltiplos locais. A integridade dos documentos é assegurada com documentação e auditoria do processo de custódia.

O Diretor da Coordenação de Arquivo enfatizou a importância da cadeia de custódia dos documentos e o papel dos arquivistas, destacando que a tecnologia não substitui a competência humana. Ele ressaltou a valorização da classe e a comunicação entre participantes, propondo um grupo de WhatsApp e a listagem de presença. Além disso, discutiu a gestão de acesso a documentos com a ferramenta Atom.

A Coordenação de Arquivo implementou uma estrutura que permite o acesso a documentos por grupos específicos dentro da câmara. Os testes foram realizados com sucesso, e o sistema funciona bem, garantindo que apenas setores autorizados acessem os arquivos intermediários.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a disponibilidade do email para dúvidas sobre preservação digital e abriu espaço para perguntas antes de encerrar.

A Coordenação de Arquivo informou sobre a exportação e registro de processos, destacando a criação de uma série permanente de guias de recolhimento. Agradeceu a presença de todos e mencionou a importância de filtros por ano e a eliminação de documentos binários para otimizar espaço. Também anunciou um evento sobre conservação de documentos digitais e físicos, ressaltando a necessidade de laboratórios e profissionais especializados para a preservação antes da digitalização.

O Diretor da Coordenação de Arquivo mencionou a importância da preparação para a inserção de conteúdos digitais no arquivamento, a colaboração com a Coordenação de Preservação de Conteúdos Informacionais, e convidou todos para o próximo evento, marcado para 27 de setembro, além de mencionar uma reunião programada.

A Coordenação de Arquivo retomará discussões em 25 de dezembro sobre um modelo prático apresentado em outubro de 2023. Reuniões foram feitas para detalhar a gestão arquivística e a importância de instituições terem um quadro de arranjo. O objetivo é compartilhar experiências que promovam o progresso na área e valorizar o trabalho dos arquivistas na crescente acumulação de documentos.

O Diretor da Coordenação de Arquivo destacou a importância de começar com sistemas simples e eficazes para melhorar a metodologia de trabalho. Ele enfatizou que o esforço traz resultados e a excelência na preservação é um objetivo comum. O evento será encerrado ao meio-dia, com um convite para uma foto de recordação.